Privacy AVG-verklaring

🔒 Algemeen

De Dow Kart Club (DKC) is een onderafdeling van de overkoepelende Personeelsvereniging Dow Benelux Terneuzen. Het bestuur van de Dow Kart Club is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

De secretaris van de DKC treedt op als de Functionaris Gegevensbescherming, hierbij ondersteund door de voorzitter en penningmeester.

📋 Welke gegevens verwerken wij?

De DKC verwerkt uw persoonsgegevens doordat u zich heeft ingeschreven als lid en deze gegevens zelf aan ons heeft verstrekt:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Geboortedatum
• Mannummer (personeelsnummer Dow)
• Status (Hoofd- of Gezinslid)
• E-mailadres op het werk
• Optioneel: E-mailadres thuis (indien vrijwillig verstrekt)
• Optioneel: Privé mobiel telefoonnummer (indien vrijwillig verstrekt)
• IP-adres (tijdelijk, uitsluitend bij contactformulier-inzendingen t.b.v. spam- en misbruikpreventie)

Er worden geen IBAN-nummers van de leden in het algemene bestand verwerkt. Deze zijn uitsluitend zichtbaar voor de penningmeester op de bankrekening ten tijde van transacties voor eigen bijdrages.

🎯 Doel en grondslag van verwerking

De DKC verwerkt deze gegevens voor de volgende doelen:

• Verzenden van uitnodigingen en clubinformatie voor evenementen.
• Overleggen van mannummers en adressen aan de Personeelsvereniging t.b.v. het verkrijgen van subsidie.
• Bemiddelen bij carpooling op basis van adresgegevens.
• WhatsApp-groepen t.b.v. last-minute updates en algemene issue-communicatie. (Deelname aan groepen is vrijwillig en valt onder eigen verantwoordelijkheid).

Wij verstrekken uw persoonsgegevens nooit ongevraagd aan derden. Deelnameformulieren voor regionale of nationale wedstrijden waarbij persoonlijke gegevens vereist zijn, worden uitsluitend na uw expliciete goedkeuring verzonden. E-maillijsten worden bij voorkeur in BCC geadresseerd om onnodige verspreiding te voorkomen.

🌐 De DKC-website

De DKC-website wordt primair gebruikt om uitslagen, agenda-items en wedstrijdverslagen te communiceren. Wedstrijdverslagen en openbare uitslagen bevatten uitsluitend bijnamen ("Nicknames"), voornamen en/of achternamen.

De website maakt geen gebruik van tracking cookies en houdt geen statistieken of bezoekersgedrag bij. Wel maakt de website gebruik van de lokale browser-opslag (Local Storage) van Firebase Authentication om de actieve inlogsessie van ingelogde leden te onthouden. Dit is een functionele noodzaak voor het inloggen en wordt niet voor tracking-doeleinden gebruikt.

🛡️ Beveiliging en Bewaartermijn

Bewaartermijn: De DKC bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is (lidmaatschapsduur plus maximaal twee jaar). Ingediende contactberichten worden na afhandeling binnen één jaar verwijderd. Nicknames en uitslagen in historische uitslagenbestanden blijven bewaard zolang het archief bestaat.

Beveiliging: Leden- en gebruikersgegevens en contactberichten worden beveiligd opgeslagen in een Europese cloudregio (Google Firebase Firestore). De database is strict beveiligd via database-security rules en een server-backend die directe ongeautoriseerde toegang blokkeert. Toegang tot de ledenlijst is uitsluitend mogelijk voor geautoriseerde bestuursleden via beveiligde inlogprocedures.

Inzien en wijzigen: U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Leden kunnen tevens hun eigen weergavenaam aanpassen na inloggen. Voor overige verzoeken kunt u contact opnemen met de penningmeester of secretaris.

✉️ Vragen of Contact

Mocht u vragen hebben over deze AVG-privacyverklaring, neem dan contact op met de secretaris:

⚖️ Autoriteit Persoonsgegevens

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.